En tydlig målsättning och kommunikation är viktiga ingredienser för att lyckas med ett projekt.
Absolut viktigast i ett projekt är att människorna man jobbar med lär känna varandra ordentligt. Det är en fördel att man känner till varandras styrkor och svagheter. Det finns många sätt att bli mer avslappnad omkring varandra, tex workshops och teambuilding samt att jobba med feedback, både som ledare och inom gruppen.
Att sätta en tydlig ambitionsnivå och vision över vilka effekt man vill ha på ett projekt förstår alla också vilka begränsningar som finns och det skapar tydlighet i hur gruppen ska arbete.
Vilka misstag bör man undvika i ett nytt projekt?
Det är viktigt att man håller perspektiv på helheten och inte stirrar sig blint på vad man ska göra just nu. Det skapar ofta missförstånd och blir fel resultat.
Kommunikationen är den avgörande faktorn i alla projekt. I början är det viktigt att alla verkligen har förstår vad som ska göras och har samma vision, det är då alltid bäst att träffas fysiskt! Glöm inte att det här här ni sätter gruppdynamiken och hur ni jobbar som ett team.
Allt eftersom projektet rullar på går det att ändra kommunikationssätt och använda tex Skype, men tänk på att inte fastna i mejlpingisen! Ett telefonsamtal eller snabbt videomöte är effektivare och minskar risken för missförstånd och fel prioriteringar.
Mejlpingis kan snabbt leda till missförstånd och felprioriteringar
5 saker att tänka på
- Långsiktiga mål såväl som delmål
Se till att målen är mätbara så kan ni enkelt följa utvecklingen av projektet! Använd så kallade SMART-mål vilket är verktyg för att mätbara mål. SMART-modellen står för
Specifikt
Det ska vara tydligt vad som ska uppnås för de personer som ska uppnå målet. Målet ska vara exakt så att det inte går att misstolka.
Mätbart
Redan då ni sätter målet bör ni besluta hur ni mäter att ni lyckats. Det är viktigt att komma överens om hur det ska gå till: är det en viss kostnad, tid, kvalitet, upplevd nöjdhet etcetera?
Accepterat
För att målet ska upplevas som relevant måste man förstå vad målet innebär: saknas förståelse är det svårt att känna motivation och sannolikheten för att målet inte uppfylls ökar. Delaktighet i att ta fram målet är ett nyckelord för att uppnå acceptans och för att undvika otydlighet.
Realistiskt
Det ska vara möjligt att uppnå målet. Om det uppstår diskussion kring om målet är realistiskt är det viktigt att vara lyhörd för det upplevda motståndet hos medarbetaren. Tolkar ni målet på samma sätt? Finns det oklarheten som inte är utredda kring de andra kriterierna?
Tidsbundet
Det ska finnas en tidsangivelse för när målet ska vara uppfyllt.
Att nå ett satt mål är något positivt och ska firas, det ger ny energi att ta sig ann nästa steg i processen. - Aktivt arbetet med feedback
Se till att sätta kulturen i projektgruppen redan från början, och se till att aktivt hantera konflikter. Börja projektmöten med att ge feedback, och fokusera på det positiva! För att ge gruppen bästa tänkbara förutsättningarna så är det viktigt att ni är öppna, ärliga och transparanta mot varandra. - Risk- och konsekvensanalys
Vad finns för risken med ert projekt, vilka konsekvenser kan ert projekt ge? Sätter er tillsammans i projektgruppen och göra en risk- och konsekvensanalys. Om alla förstår riskerna och vilka konsekvenser det ger så är det större chans att ni undervikter dom. - Uppmuntra och heja på varandra i projektet
Hjälp varandra, uppmuntra och ge beröm! Alla behöver höra att man gör något bra och att man har stöd. Det stärker individen till att prestera bättre! - Tydliggör vilka roller som finns i gruppen
Så tidigt som möjligt bör ni tydliggöra vilka roller som finns i gruppen så alla vet vem som förväntas göra vad, det förenklar för alla projektmedlemmar och minskar risken för missförstånd och att uppgifter ”trillar mellan stolarna”